Wie du Chatbots im Unternehmen DSGVO-Konform einsetzen kannst!

Wie du Chatbots im Unternehmen DSGVO-Konform einsetzen kannst!
Inhaltsverzeichnis
Autor:innen
Constance Belmontet
Online Marketing Managerin
Veröffentlicht am
6.11.2023

Bei der Integration von Chatbots in Unternehmen ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von entscheidender Bedeutung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Chatbots DSGVO-konform einzusetzen. Zum Beispiel können Unternehmen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten, die über den Chatbot gesammelt werden, ordnungsgemäß verschlüsselt und anonymisiert werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen klare Benachrichtigungen bereitstellen, um die Nutzer:innen darüber zu informieren, wie ihre Daten verwendet werden und welche Rechte sie haben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Implementieren einer robusten Zugriffskontrolle für diejenigen Mitarbeiter:innen, die Zugang zu den Daten haben. Durch diese Maßnahmen gewährleisten Unternehmen nicht nur die DSGVO-Konformität ihres Chatbots, sondern sorgen auch für ein vertrauenswürdiges Kundenerlebnis.


In diesem Beitrag erfährst du:

  • Warum KI-Chatbots boomen und
  • was du bei der Datenschutzverordnung beachten musst,
  • um alle Vorteile optimal zu nutzen.

Warum KI-Chatbots boomen!


Künstliche Intelligenz ist in Zeiten der Digitalisierung total angesagt! Chatbots helfen dir, Kundenanfragen im Live-Chat zu beantworten und deine Verkäufe zu steigern. Schaut man sich im Internet um, sind die Chancen sind groß, einige Beispiele zu entdecken.

Chatbots sind immerhin fast überall! Auf Webseiten, im Messenger, bei Facebook und am Telefon. Unternehmen ziehen Dividende daraus: Die Software ersetzt Callcenter und spart Kosten. Ebenso unterstützen und optimieren Bots das Marketing.

Die kleinen Helfer sind ein wahrer Segen für alle Webseiten-Besucher:innen, denn so können Nutzer:innen sich optimal orientieren. Außerdem schlagen Bots passende Aktivitäten vor. Sollte der Chatbot mal nicht weiterhelfen können, steht sofort ein realer Mensch zur Verfügung – 24 Stunden am Tag! Keine Warteschleifen mehr – das Unternehmen ist immer pünktlich für seine Kundschaft da.


Chatbot: ja! Aber: bitte datenschutzkonform!


Die DSGVO ist eine Herausforderung – aber kein Grund zur Aufregung. Wir sorgen dafür, dass du weißt, was ein Chatbot ist, wofür er genutzt wird und was Unternehmen und Programmierer:innen beachten müssen, um datenschutzkonforme Umsetzungen zu gewährleisten. So vermeidest du z. B. Geldbußen und schützt gleichzeitig das Vertrauen deiner Kund:innen!


Was ist also genau zu beachten?

🤝 Es sollte ein Vertrag mit dem Entwickler abgeschlossen werden, um die Auftragsverarbeitung zu regeln. Hol zusätzlich am besten via Opt-in-Verfahren die aktive Einwilligung der Nutzer:innen ein und sorge dafür, dass er das Recht auf Vergessenwerden, Löschung und Einsicht hat. Natürlich müssen Nutzer:innen auch in die Datenschutzerklärung und das Setzen von Cookies einwilligen – also immer die Datenschutzerklärung anpassen!


Informationspflicht?

Willst du einen Chatbot in deiner Firma einsetzen, denk dran: Datenverarbeitung bedeutet auch Informationspflicht. 🤔 Für die Person oder Firma, die für diese verantwortlich ist, müssen Kontaktdaten angegeben werden und Zweck, Rechtsgrundlage sowie Empfänger und Speicherdauer der Daten. Um alles zu erfüllen, solltest du am besten einen Link oder QR-Code setzen – der führt direkt zu den richtigen Datenschutzbestimmungen. Auch Pflichtangaben, wie die zuständige Aufsichtsbehörde und Betroffenenrechte, dürfen nicht fehlen.


Einwilligungen einholen?


Wenn du personenbezogene Daten über den Chatbot erheben möchtest, ist eine ausdrückliche und aktive Einwilligung der Nutzer:innen notwendig. 🤝 Diese können zu Beginn der Unterhaltung eingeholt und zur Sicherheit noch auf die Datenschutzbestimmungen verlinkt werden.

Aussehen könnte das dann so:

„Hallo, ich bin der Chatbot von XY und leite dich durch die DSGVO-News. Damit wir gut zusammenarbeiten können, speichere ich deinen Namen und deine Facebook-ID. Mehr Infos gibt's in unseren Datenschutzbestimmungen (Link). Natürlich kannst du jederzeit widerrufen. Bist du soweit einverstanden?”


Was ist mit der IT-Sicherheit?


Wenn du Dienstleister:innen oder eine Cloud-Lösung für deinen Chatbot nutzt, mach dir Gedanken über Speicherort und Speicherdauer – und erstelle ein IT-Sicherheitskonzept, um im Falle von Zwischenfällen auf der sicheren Seite zu sein.


Fazit: Chatbots bieten dir viele Vorteile – wenn du DSGVO-Konform bleibst


Chatbots sind überall! 🤖 Auf Webseiten, im Messenger, bei Facebook und am Telefon. Mit ihnen kannst du Kundenfragen beantworten, Live-Chats führen und deine Verkäufe steigern. Die Software ersetzt Callcenter und spart Kosten. Außerdem bleibst du wettbewerbsfähig! 💪

Und die DSGVO? Keine Sorge – wir von melibo stellen dir ein Expertenteam zur Seite und haben alles im Griff – damit du weißt, wie du deinen Chatbot mit all seinen Vorteilen am besten nutzen kannst, und dabei keine Sicherheitslücken entstehen. https://www.melibo.de 👈

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