Datenschutzhinweis für das Portal des Melibo-Chatbots in der Webanwendung „www.editor.melibo.de“

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung für die Datenverarbeitung Ihrer Daten über www.editor.melibo.de (nachfolgend Website) jeweils der Kunde Verantwortlicher, der Sie in dem System hinterlegt hat, oder Sie zum Zugang berechtigt hat (für Sie verantwortlicher Kunde).

Ob ein Datenschutzbeauftragter vom Verantwortlichen bestellt wurde, hängt von dem jeweiligen Verantwortlichen ab. Bitte wenden Sie sich für Informationen bezüglich einer Kontaktadresse eines Datenschutzbeauftragten an den für Sie verantwortlichen Kunden.

2. Hinweis zu Melibo als Auftragsverarbeiter

Melibo (im Folgenden „Wir“) verarbeitet Ihre Daten im Auftrag des für Sie verantwortlichen Kunden. Im nachfolgenden beschreiben wir die von uns im Auftrag durchgeführten Verarbeitungsprozesse im Zusammenhang mit der Bereitstellung unserer Dienstleistungen über die Website.

3. Bereitstellung der Website

Es werden grundsätzlich personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeitet zur Bereitstellung der Webseite und um es Ihnen zu ermöglichen die Website aufzurufen. Die Website erfasst hierzu mit jedem Aufruf der Website eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Serverlogfiles gespeichert. Wir verarbeiten diese Serverlogfiles, um die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer informationstechnologischen Systeme zu gewährleisten, sowie für die Bereitstellung der notwendigen Informationen an den Verantwortlichen oder Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffs oder eines Datenschutzvorfalls.

Grundsätzlich werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Erreichung der Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind. Für die Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, sobald die Sitzung beendet wird. Die Serverlogfiles werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Neben dieser allgemeinen Verarbeitung setzen wir auf der Website Cookies, um die Funktionalität zu gewährleisten. Diese Cookies dienen der Authentifizierung, Bereitstellung von Funktionen sowie der Sicherheit der Dienste und zur Prävention von Betrugsfällen. Diese Cookies sind für die Bereitstellung der vom Kunden angefragten Dienstleistung bei uns unbedingt erforderlich gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Die über diese Cookies verarbeiteten Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Website verarbeitet.

4. Zwecke der Verarbeitung

Grundsätzlich verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die über diese Website erhoben werden für die Erbringung der von uns vertraglich an unsere Kunden zugesicherte Dienstleistungen. Die Zwecke der Verarbeitung bestehen somit in der Erbringung der Dienstleistung, die in der Bereitstellung des Chatbots und der zugehörigen Editor-Plattform besteht. Hierzu verarbeiten Ihre Daten, wenn Sie für den Kunden auf die Website zugreifen. Dabei erfolgt die Verarbeitung im Detail für die folgende Zwecke:

• Accountverwaltung

Wir verarbeiten Ihre Zugangsdaten und Accountdaten, um Ihnen den Zugriff auf die von uns bereitgestellte Plattform zu ermöglichen. Weiterhin werden die Daten verarbeitet, um Ihnen die von unserem Kunden für Ihren Account vorgesehenen Rechte zu gewähren.

Weiterhin werden die von Ihnen in Ihrem Account hinterlegten Daten zu dem Zweck verarbeitet, die Verwaltung für unsere Kunden zu ermöglichen.

Als Nutzer können Sie jederzeit Ihren Namen sowie das von Ihnen hochgeladene Bild in Ihrem Account löschen oder verändern.

• Chatbot-Funktionen

Auf der Website werden Ihre Daten verarbeitet, um die Gestaltung, Anpassung und Verwaltung des vom Kunden genutzten Chatbots zu ermöglichen.

Im Rahmen dessen speichern wir die im System vorgenommene Aktionen von Nutzern in Protokollen, damit der Kunde die im System vorgenommen Aktionen der Nutzer nachvollziehen kann. Weiterhin dienen diese Protokolle dazu bei technischen Problemen sicherzustellen, dass wir in der Lage sind Unterstützung für den Kunden zu gewährleisten.

• Benachrichtigungen

Sollten Sie auf der Website die entsprechende Funktion aktiviert haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie über eingehende Live-Chat-Anfragen zu informieren.

• Live-Chats

Sollten die Websitebesucher bei unseren Kunden über den Chat-Bot einen Live-Chat anfragen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie mit den Webseitenbesuchern über diesen Chat interagieren. Diese Daten werden zudem gespeichert, um anhand des Live-Chats den Chatbot zu trainieren.

• Beantwortung von Nutzer- und Kundenanfragen

Sollten Sie im Rahmen der Nutzung der Website Anfragen an uns stellen, beantworten wir diese Anfragen, um die zugesicherte Support-Leistungen zu erbringen.

• IT-Services

Im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch für Zwecke der Wartung, Entwicklung und für die allgemeine Verwaltung der Dienstleistung.

Löschung ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, wenn der für Sie verantwortliche Kunde den mit uns bestehenden Dienstleistungsvertrag beendet und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

Darüber hinaus ermöglichen wir es unseren Kunden Ihre personenbezogenen Daten in Eigenverantwortung zu verwalten und zu löschen bspw., wenn Sie nicht länger Zugriff auf die Website im Auftrag des Kunden benötigen. Für die Löschung Ihrer Daten vor Beendigung der Vertragsbeziehungen mit uns ist der Kunde eigenständig verantwortlich.

6. Empfänger und Übermittlung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Erbringung der vertraglich zugesicherten Leistungen an den Kunden, werden Ihre Daten dem für sie verantwortlichen Kunden zur Verfügung gestellt.

Zusätzlich können Ihre Daten auch an von uns eingesetzte Dienstleister wie bspw. Hosting-Dienstleister übermittelt werden, die wir zur Erbringung unserer Dienstleistung und für unsere eigenen Zwecke verwenden. Diese Dienstleister können sich in unsicheren Drittländern befinden, für die kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission bezüglich des herrschenden Datenschutzniveaus vorliegt. In diesen Fällen treffen wir die erforderlichen Maßnahmen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für die verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

7. Sicherheit und Datenschutz

Wir haben die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten ergriffen und sind bemüht, im Rahmen dieses Anwendungsbereichs zusätzliche technische Maßnahmen und Mittel anzupassen, um Verlust, Missbrauch, Veränderung, unbefugten Zugriff und Diebstahl der bereitgestellten personenbezogenen Daten zu vermeiden. Wir verpflichten uns, alle Ihre Daten mit größter Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit zu verwenden.

8. Ihre Rechte

Die nachfolgenden Rechte stehen Ihnen gegenüber dem für Sie verantwortlichen Kunden zu.

Wir unterstützen den Verantwortlichen bei der Erfüllung Ihrer Anfragen und leiten die an uns gerichtete Anfragen an den für sie verantwortlichen Kunden weiter, insofern wir dazu in der Lage sind diesen auf Grundlage ihrer Anfrage zu identifizieren.

Sie haben bezüglich der von uns im Auftrag des Verantwortlichen zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten das Recht:

• unentgeltlich Auskunft über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu erhalten;
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu Ihrer Person;
• das Recht auf Sperrung bzw. Löschung der zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• der weiteren Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft zu widersprechen; und
• die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und von uns die Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen

Wir weisen darauf hin, dass Ihre Rechte durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere gesetzliche Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, eingeschränkt sein kann.

Weiterhin haben Sie das Recht eine Beschwerde an die für den für Sie verantwortlichen Kunden zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu richten.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an neue Gesetze, Verordnungen, sonstige Vorschriften, aktuelle Rechtsprechung und industrielle und/oder kommerzielle Praktiken anzupassen. Wenn wir beschließen unsere Datenschutzerklärung zu ändern, werden wir diese Änderungen auf dieser Seite veröffentlichen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 20.10.2023 geändert.